VERSION 1.0 – 2017/07
Préambule
La Direction Générale de l’Éducation et des Enseignements (dénommée par la suite DGEE) met en œuvre un système d’information et de communication nécessaire à son activité, comprenant notamment un réseau informatique et téléphonique.
Les agents, dans l’exercice de leurs fonctions, sont conduits à accéder aux moyens de communication mis à leur disposition et à les utiliser.
L’utilisation du système d’information et de communication doit être effectuée exclusivement à des fins professionnelles, sauf exception prévue dans la présente charte.
Dans un but de transparence à l’égard des utilisateurs, de promotion d’une utilisation loyale, responsable et sécurisée du système d’information, la présente charte pose les règles relatives à l’utilisation de ces ressources.
1. Champ d’application
Utilisateurs concernés
La présente charte s’applique à l’ensemble des utilisateurs du système d’information et de communication de la DGEE, quel que soit leur statut, y compris les mandataires sociaux, salariés, intérimaires, stagiaires, employés de sociétés prestataires, visiteurs occasionnels.
Les agents veillent à faire accepter les règles posées dans la présente charte à toute personne à laquelle ils permettraient d’accéder au système d’information et de communication.
Système d’information et de communication
Le système d’information et de communication de la DGEE est notamment constitué des éléments suivants : ordinateurs (fixes ou portables), périphériques, assistants personnels, réseau informatique (serveurs, routeurs et connectique), photocopieurs, téléphones, logiciels, fichiers, données et bases de données, système de messagerie, intranet, extranet, abonnements à des services interactifs.
La composition du système d’information et de communication est indifférente à la propriété sur les éléments qui le composent.
Pour des raisons de sécurité du réseau, est également considéré comme faisant partie du système d’information et de communication le matériel personnel des agents connecté au réseau de la DGEE, ou contenant des informations à caractère professionnel concernant la DGEE.
Autres accords sur l’utilisation du système d’information
La présente charte concerne, sans préjudice des accords particuliers pouvant porter sur l’utilisation du système d’information et de communication par les institutions représentatives, l’organisation d’élections par voie électronique ou la mise en télétravail.
2. Confidentialité des paramètres d’accès
L’accès à certains éléments du système d’information (comme la messagerie électronique ou téléphonique, les sessions sur les postes de travail, le réseau, certaines applications ou services interactifs) est protégé par des paramètres de connexion (identifiants et mots de passe).
Ces paramètres sont personnels à l’utilisateur. Les mots de passes doivent être gardés confidentiels. Ils permettent en particulier d’identifier l’activité des utilisateurs.
Lors de la création du compte utilisateur, il est confié un mot de passe générique. Il est de la responsabilité de l’utilisateur de changer ce mot de passe.
Ces paramètres doivent être mémorisés par l’utilisateur et ne pas être conservés de manière non protégée (chiffrée). En tout état de cause, ils ne doivent pas être transmis à des tiers ou aisément accessibles. Ils doivent être saisis par l’utilisateur à chaque accès et ne pas être conservés en mémoire dans le système d’information.
Les paramètres doivent respecter un certain degré de complexité et être modifiés régulièrement. Des évolutions de ces consignes de sécurité pourront être élaborées par le DINE afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.
A ce jour, le DINE recommande, à minima les éléments suivants :
- Comporter au moins 8 caractères,
- Changement au plus tard tous les 90 jours,
- Comporter au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre.
3. Protection des ressources sous la responsabilité de l’utilisateur
La DGEE met en œuvre les moyens humains et techniques appropriés pour assurer la sécurité matérielle et logicielle du système d’information et de communication. À ce titre, il lui appartient de limiter les accès aux ressources sensibles et d’acquérir les droits de propriété intellectuelle ou d’obtenir les autorisations nécessaires à l’utilisation des ressources mises à disposition des utilisateurs.
Le DINE est responsable du contrôle du bon fonctionnement du système d’information et de communication. Il veille à l’application des règles de la présente charte, en concertation avec le Bureau des Affaires Juridiques. Les membres du DINE sont assujettis à une obligation de confidentialité sur les informations qu’ils sont amenés à connaître.
L’utilisateur est responsable quant à lui des ressources qui lui sont confiées dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Il doit concourir à la protection des dites ressources, en faisant preuve de prudence :
- En cas d’absence, même temporaire, il est impératif que l’utilisateur verrouille l’accès au matériel qui lui est confié ou à son propre matériel, dès lors que celui-ci contient des informations à caractère professionnel.
- En cas d’accès au système d’information avec du matériel n’appartenant pas à la DGEE (Assistants personnels, supports amovibles…), il appartient à l’utilisateur de veiller à la sécurité du matériel utilisé et à son innocuité.
- L’utilisateur doit effectuer des sauvegardes personnelles régulières des fichiers dont il dispose sur le matériel mis à sa disposition.
Le DINE dispose d’un système de sauvegarde permettant de restaurer les serveurs à une date antérieure. Ces sauvegardes systèmes sont programmées chaque soir. La durée de conservation des points de restaurations varie en fonction de la quantité de données à sauvegarder, de l’espace disponible sur le support de sauvegarde et des types de serveurs. Afin de ne pas saturer le dispositif de sauvegarde, l’utilisateur doit veiller à ne pas stocker de fichiers personnels volumineux sur le serveur.
- L’utilisateur doit éviter d’installer des logiciels, de copier ou d’installer des fichiers susceptibles de créer des risques de sécurité au sein de la DGEE. Il doit dans tous les cas en alerter le DINE.
- L’utilisateur veille au respect de la confidentialité des informations en sa possession. Il doit en toutes circonstances veiller au respect de la législation, qui protège notamment les droits de propriété intellectuelle, le secret des correspondances, les données personnelles, les systèmes de traitement automatisé de données, le droit à l’image des personnes, l’exposition des mineurs aux contenus préjudiciables. Il ne doit en aucun cas se livrer à une activité susceptible de causer un quelconque préjudice en utilisant le système d’information et de communication.
4. Accès à Internet
Dans le cadre de leur activité, les utilisateurs peuvent avoir accès à Internet. Pour des raisons de sécurité, l’accès à certains sites peut être limité ou prohibé par le DINE. Celui-ci est habilité à imposer des configurations du navigateur et à restreindre le téléchargement de certains fichiers.
La contribution des utilisateurs à des forums de discussion, systèmes de discussion instantanée, blogs, sites est autorisée, sous réserve d’autorisation préalable du Directeur. Un tel mode d’expression est susceptible d’engager la responsabilité de la DGEE, une vigilance renforcée des utilisateurs est donc indispensable.
Il est rappelé que les utilisateurs ne doivent en aucun cas se livrer à une activité illicite ou portant atteinte aux intérêts de la DGEE, y compris sur Internet.
5. Messagerie électronique
La messagerie électronique est un moyen d’amélioration de la communication au sein de la DGEE et avec les tiers. Chaque salarié dispose, pour l’exercice de son activité professionnelle, d’une adresse de messagerie électronique attribuée par le DINE.
Les messages électroniques reçus sur la messagerie professionnelle font l’objet d’un contrôle antiviral et d’un filtrage anti-spam. Les salariés sont invités à informer le DINE des dysfonctionnements qu’ils constatent dans le dispositif de filtrage.
Conseils généraux
L’attention des utilisateurs est attirée sur le fait qu’un message électronique a la même portée qu’un courrier manuscrit et peut rapidement être communiqué à des tiers. Il convient de prendre garde au respect d’un certain nombre de principes, afin d’éviter les dysfonctionnements du système d’information, de limiter l’envoi de messages non sollicités et de ne pas engager la responsabilité civile ou pénale de la DGEE et/ou de l’utilisateur.
L’envoi de messages électroniques à des tiers obéit aux mêmes règles que l’envoi de correspondances postales, en particulier en termes d’organisation hiérarchique. En cas de doute sur l’expéditeur compétent pour envoyer le message, il convient d’en référer à l’autorité hiérarchique.
Avant tout envoi, il est impératif de vérifier l’identité des destinataires du message et de leur qualité à recevoir communication des informations transmises.En cas d’envoi à une pluralité de destinataires, l’utilisateur doit respecter les dispositions relatives à la lutte contre l’envoi en masse de courriers non sollicités. Il doit également envisager l’opportunité de dissimuler certains destinataires, en les mettant en copie cachée, pour ne pas communiquer leur adresse électronique à l’ensemble des destinataires.En cas d’envoi à une liste de diffusion, il est important de vérifier la liste des abonnés à celle-ci, l’existence d’archives accessibles par le public et les modalités d’abonnement.
La vigilance des utilisateurs doit redoubler en présence d’informations à caractère confidentiel. Les messages doivent dans ce cas être chiffrés.
Le risque de retard, de non remise et de suppression automatique des messages électroniques doit être pris en considération pour l’envoi de correspondances importantes. Les messages importants sont envoyés avec un accusé de réception. Ils doivent, le cas échéant, être doublés par des envois postaux.
Les utilisateurs doivent veiller au respect des lois et règlements, et notamment à la protection des droits de propriété intellectuelle et des droits des tiers. Les correspondances électroniques ne doivent comporter aucun élément illicite, tel que des propos diffamatoires, injurieux, contrefaisants ou susceptibles de constituer des actes de concurrence déloyale ou parasitaire.
La forme des messages professionnels doit respecter les règles définies par le DINE, notamment en ce qui concerne la mise en forme et la signature des messages.
Si besoin, le DINE doit être informé de toute absence supérieure à 2 jours, afin de mettre en place un répondeur automatique.
Limites techniques
Pour des raisons techniques, l’envoi de messages électroniques n’est possible, directement que vers un nombre limité de destinataires fixé par DINE. Cette limite est susceptible d’être levée temporairement ou définitivement,en fonction des utilisateurs,sur demande adressée au DINE.
De même, l’envoi de message est restreint par le DINE en terme de taille, nombre et type de pièces jointes pour éviter l’engorgement du système de messagerie.Si le salarié souhaite conserver des messages au-delà de ce délai, il lui appartient d’en faire une copie.
Utilisation personnelle de la messagerie
Les messages à caractère personnel sont tolérés, à condition de respecter la législation en vigueur, de ne pas perturber et de respecter les principes posés dans la présente charte.
Les messages envoyés doivent être signalés par la mention « Privé »ou « Personnel » dans leur objet et être classés dès l’envoi dans un dossier lui-même dénommé « Privé »ou « Personnel ». Les messages reçus doivent être également classés, dès réception, dans un dossier lui-même dénommé « Privé »ou « Personnel ». En cas de manquement à ces règles, les messages sont présumés être à caractère professionnel.
Les utilisateurs sont invités, dans la mesure du possible, à utiliser leur messagerie personnelle via un client en ligne (Webmail) pour l’envoi de message à caractère personnel.
Utilisation de la messagerie pour la communication destinée aux institutions représentatives du personnel
Afin d’éviter l’interception de tout message destiné à une institution représentative du personnel, les messages présentant une telle nature doivent être signalés et classés de la même manière que les messages à caractère personnel.
6. Données personnelles
La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, définit les conditions dans lesquelles des traitements de données personnels peuvent être opérés. Elle institue au profit des personnes concernées par les traitements des droits que la présente invite à respecter, tant à l’égard des utilisateurs que des tiers.
Des traitements de données automatisés et manuels sont effectués dans le cadre des systèmes de contrôle, prévus dans la présente charte. Ils sont, en tant que de besoin, déclarés conformément à la loi du 6 janvier 1978.
Il est rappelé aux utilisateurs que les traitements de données à caractère personnel doivent être déclarés à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, en vertu de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. Les utilisateurs souhaitant réaliser des traitements relevant de ladite loi sont invités à prendre contact avec le correspondant avant d’y procéder.
7. Contrôle des activités
Contrôles automatisés
Le système d’information et de communication s’appuie sur des fichiers journaux (communément appelés « logs »), créés en grande partie automatiquement par les équipements informatiques et de télécommunication. Ces fichiers sont stockés sur les postes informatiques et sur les serveurs. Ils permettent de contrôler le bon fonctionnement du système, en protégeant la sécurité des informations de la DGEE, en détectant des erreurs matérielles ou logicielles et en contrôlant les accès et l’activité des utilisateurs et des tiers accédant au système d’information.
Les utilisateurs sont informés que de multiples traitements sont réalisés afin de surveiller l’activité du système d’information et de communication. Sont notamment surveillées et conservées les données relatives :
- à l’utilisation des logiciels applicatifs, pour contrôler l’accès, les modifications suppression de fichiers ;
- aux connexions entrantes et sortantes au réseau interne, à la messagerie et à Internet, pour détecter les anomalies liées à l’utilisation de la messagerie et surveiller les tentatives d’intrusion et les activités, telles que la consultation de sites web ou le téléchargement de fichiers.
L’attention des utilisateurs est attirée sur le fait qu’il est ainsi possible de contrôler leur activité et leurs échanges. Des contrôles automatiques et généralisés sont susceptibles d’être effectués pour limiter les dysfonctionnements, dans le respect des règles en vigueur.
Procédure de contrôle manuel
En cas de dysfonctionnement constaté par le DINE, il peut être procédé à un contrôle manuel et à une vérification de toute opération effectuée par un ou plusieurs utilisateurs.
Lorsque le contrôle porte sur les fichiers d’un utilisateur et sauf risque ou événement particulier, le DINE ne peut ouvrir les fichiers identifiés par le salarié comme personnels contenus sur le disque dur de l’ordinateur mis à sa disposition qu’en présence de ce dernier ou celui-ci dûment appelé.
Le contenu des messages à caractère personnel des utilisateurs (tels que définis plus haut), ne peut en aucun cas être contrôlé par le DINE.
8. Sanctions
Le manquement aux règles et mesures de sécurité de la présente charte est susceptible d’engager la responsabilité de l’utilisateur et d’entraîner à son encontre des avertissements, des limitations ou suspensions d’utiliser tout ou partie du système d’information et de communication, voire des sanctions disciplinaires, proportionnées à la gravité des faits concernés.
Dès lors qu’une sanction disciplinaire est susceptible d’être prononcée à l’encontre d’un salarié, celui-ci est informé dans un bref délai des faits qui lui sont reprochés, sauf risque ou événement particulier.
9. Information des salariés
La présente charte est affichée publiquement en annexe du règlement intérieur. Elle est communiquée individuellement à chaque salarié.
Le DINE est à la disposition des salariés pour leur fournir toute information concernant l’utilisation des NTIC. Il informe les utilisateurs régulièrement sur l’évolution des limites techniques du système d’information et sur les menaces susceptibles de peser sur sa sécurité.
La présente charte et l’ensemble des règles techniques sont disponibles sur l’intranet de la DGEE.
Des opérations de communication internes seront organisées, de manière régulière, afin d’informer les salariés sur les pratiques d’utilisation des NTIC recommandées.
Chaque utilisateur doit s’informer sur les techniques de sécurité et veiller à maintenir son niveau de connaissance en fonction de l’évolution technologique.
10 Entrée en vigueur
La présente charte est applicable à compter du 15 juin 2017.
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