foire aux questions à destination des stagiaires
1. S’inscrire à une formation
L’inscription à une formation à candidature individuelle se fait selon 3 phases :
- La campagne d’inscription en se rendant sur GAIA individuel à partir du portail ARENA.
- La campagne d’avis des supérieurs hiérarchiques.
- La mise en œuvre des formations.
Vous pouvez consulter le détail des périodes en vous rendant sur la page suivante :
Vous pouvez consulter le récapitulatif de vos inscriptions sur GAIA individuel dans l’onglet « suivi de formation ». Pour cela, vous devez accéder à GAIA individuel à partir du portail ARENA.
Vous pouvez également vous rendre sur SOFIA-FMO, où vous retrouverez dans votre espace stagiaire, votre plan de formation individuel dans l’onglet du même nom.
Oui. Dans votre cas, un plan de formation spécifique et adapté a été élaboré.
Vous pouvez consulter :
– le catalogue
– le calendrier
– la fiche d’inscription
en vous rendant sur la page suivante :
2. La présence à une formation
Veuillez-vous rapprocher de la direction de votre école ou du secrétariat de votre établissement pour l’obtenir.
Pour les autres cas, vous pouvez prendre contact avec le DFCI qui se chargera de faire le relais avec les responsables des deux formations pour l’arbitrage.
Vous devez communiquer par mail sous couvert de votre chef d’établissement ou chef de service, votre motif d’absence au gestionnaire de la formation (indiqué en haut à gauche de votre ordre de mission, « Affaire suivie par : »).
Contact privilégié :
- gestion.formation@education.pf
- dfci@education.pf
Un bilan stagiaire est adressé par mail (académique) 30 min avant la fin de la formation.
Par défaut, vous avez 14 jours pour répondre et êtes relancés une fois.
Le pilote et les intervenants peuvent consulter le résultat des bilans de leur formation.
Ces bilans permettront d’évaluer qualitativement les formations mises en œuvre en vue d’améliorer les services proposés.
3. Les frais d’une formation (Indemnités)
Ce document est établi par le pôle des déplacements de la DGEE et il est transmis aux secrétariats des circonscriptions et des établissements après lancement de la formation par le DFCI.
Le remboursement des frais de missions (repas, déplacement, nuitée) est versé sur votre compte bancaire. En cas de non-versement constaté, veuillez-vous rapprocher du pôle déplacement en charge de la partie financière de la formation. (requisition@education.pf)
Les délais de prise en charge des frais de déplacement sont très variables en fonction des périodes de l’année (clôture budgétaire, urgences et volume des formations à gérer).
4. Les formations en distanciel, hybride ou en auto-formation sur Magistère
Une formation peut-être en asynchrone. Il s’agit d’une formation en distanciel, d’une durée définie et sur une période donnée, que vous réalisez en autonomie sur votre parcours au sein de la plateforme Magistère.
Le travail asynchrone peut parfois inclure un accompagnement de vos formateurs et des activités collaboratives ou coopératives à distance. La période identifiée pour suivre un temps de formation asynchrone ne peut pas constituer un motif d’absence.
Une formation hybride est une formation articulant des temps de regroupement en présentiel et en classes virtuelles (distanciel synchrone) et/ou des temps de travail en autonomie (distanciel asynchrone). Des formateurs assurent le suivi de la progression des stagiaires à distance et animent les temps de regroupement (classe virtuelle et présentiel).
Une formation est dite « accompagnée à distance » lorsqu’une formation est composée de classes virtuelles (distanciel synchrone) et/ou de travail en autonomie (distanciel asynchrone).
Des formateurs assurent le suivi de la progression des stagiaires à distance et animent les temps de regroupement à distance (classe virtuelle) s’il y en a. Dans ce type de formation, il n’y a pas de temps en présentiel prévu.
L’autoformation correspond à une formation entièrement à distance (distanciel asynchrone) qui s’appuie le plus souvent sur la plateforme Magistère. Sur ce type de formation, vous travaillez en complète autonomie. Pour les personnels enseignants, vous ne pouvez pas être libéré(e) de cours pendant ce temps en asynchrone. Le suivi de cette formation doit nécessairement s’effectuer hors temps de face-à-face pédagogique avec les élèves.
Si vous ne le trouvez pas, vous pouvez prendre contact avec le DFCI qui pourra vous le transmettre ou vous dirigiez vers le formateur et/ou pilote de la formation.
Copiez/Collez le lien reçu dans la barre URL puis appuyez sur « Entrée ».
Si le lien ne fonctionne pas, nous vous invitons à changer de navigateur de recherche (Edge, Mozilla, Google Chrome). Ne vous connectez pas trop tôt. Les formateurs se connectent en général quelques minutes avant le début de la visioconférence. Pour que vous puissiez rejoindre la visioconférence, vos formateurs doivent déjà y être connectés.
foire aux questions à destination des formateurs
1. Préparer la formation
Les offres de formation du programme académique de formation (PRAF) sont consultables sur la plateforme en ligne e-PRAF : https://applications.education.pf/paf/
Il existe plusieurs modalités d’inscriptions aux formations.
- La formation à candidature individuelle, avec ou sans l’avis du supérieur hiérarchique, selon les modalités retenues. L’inscription est à l’initiative de l’agent.
- La formation à candidature désignée où les stagiaires sont directement inscrits par l’offreur ou le pilote de la formation.
- La formation à candidature collective, dans le cadre des formations d’initiative locale (FIL), où le chef d’établissement inscrit les personnels identifiés.
Prenez contact rapidement avec l’ingénieur de formation qui suit votre session pour définir les éléments relatifs à la mise en oeuvre de votre formation. Il s’agit aussi d’exprimer vos besoins humains, matériels et logistiques (budget, moyens de remplacement, modalités d’animation, disponibilité des salles, etc.)
Consultez la page dédiée aux outils de mise en oeuvre des formations pour prendre connaissance des procédures :
Attention :
Les stagiaires qui n’apparaissent pas dans SOFIA FMO lors de la création de vos groupes et sessions ne reçoivent pas les informations que vous transmettez via l’applicatif.
Vous proposez une formation en distanciel de type classe virtuelle en synchrone ou suivi de parcours Magistère en asynchrone. Vous devez transmettre le lien d’accès à cette classe virtuelle ou à ce parcours via la session correspondante créée sur SOFIA-FMO et le montage de stage transmis au DFCI. Les stagiaires devront pouvoir retrouver ces informations directement dans leur convocation.
Quelques conseils :
- Envoyer aux participants un message de rappel de votre formation à distance (communication du lien d’accès) en utilisant la messagerie de SOFIA FMO. Les stagiaires recevront votre message directement dans leur boîte mail académique.
- Rappeler aux participants de s’identifier par leur nom, prénom et affectation lors de leur connexion à la classe virtuelle.
- Privilégier l’utilisation de l’outil de visioconférence Visio Agents qui permet d’extraire la liste des participants avant la fin de la classe virtuelle en utilisant la fonctionnalité intégrée.
2. Suivre la formation
La fiche d’émargement est le préalable au remboursement :
- des indemnités des participants à la formation et
- à la rétribution des formateurs.
Elle doit être téléversée sur l’applicatif SOFIA-FMO ou envoyée par courriel au DFCI à l’issue de la formation.
Consulter les procédures « Feuilles d’émargement » et « rétribution » :
https://www.education.pf/dfci/outils-de-mise-en-oeuvre/
Une fois sous le statut d’avancement 6 (Mise en œuvre par le DFCI), vous pouvez téléverser la feuille d’émargement.
En cas de difficulté persistante, vous pouvez transmettre la feuille d’émargement au gestionnaire aux adresses suivantes :
- gestion.formation@education.pf
- dfci@education.pf
- avec un pdf unique comprenant toutes les pages
- avec un fichier image par page, téléversé dans l’ordre.
SOFIA-FMO accepte les formats compressés de documents tels que 7zip. L’ensemble des supports (y compris les pages blanches) doit-être intégré.
foire aux questions à destination des pilotes de formation
1. Identifier les acteurs de la formation
Vous pouvez accéder au contact des référents au DFCI en vous rendant sur la page suivante :
La demande de FIL se fait par le biais de GAIA – accès responsable accessible à partir du portail ARENA.
Pour vous aider dans la mise en œuvre, vous pouvez consulter les documents suivants en vous rendant sur la page https://www.education.pf/dfci/outils-de-mise-en-oeuvre/ :
- Le cadre de mise en œuvre
- La fiche de procédure
- Le tutoriel de demande de FIL
Une fois la demande de FIL effectuée, il faudra contacter le référent 2nd degré.
Un bilan de formation existe dans SOFIA-FMO. Il est mis en place par le DFCI en début d’année et est identique pour toutes les formations. Il est adressé aux stagiaires par mail (courriel académique) 30 min avant la fin de la formation. Par défaut, les stagiaires ont 14 jours pour répondre et sont relancés une fois. Le pilote et les intervenants peuvent consulter le résultat des bilans de leur formation.
Pour établir une convention de prestation, vous devez contacter le DFCI (dfci@education.pf) et transmettre :
- Un devis précisant le numéro de SIRET, le statut de l’intervenant, le montant de la prestation ainsi que la date de la formation ;
- Le RIB de l’intervenant ou de l’entreprise/association.
2. La création d’une session de formation (SOFIA-FMO)
Si vous ne trouvez pas votre dispositif sur SOFIA-FMO, n’hésitez pas à contacter l’ingénieur de formation référent. Celui-ci pourra ensuite vous donner les accès nécessaires dans SOFIA-FMO.
Avant de communiquer cette difficulté à l’ingénieur de formation, vous devez vous assurer d’avoir sélectionné le stagiaire (attention aux homonymes) en veillant aux coordonnées de l’établissement de rattachement. Si le problème persiste, vous devez contacter l’ingénieur de formation du DFCI.
Dans le cas d’une intégration ou d’un remplacement d’un stagiaire :
- Au statut 1 sur SOFIA-FMO, le pilote peut modifier l’ensemble des informations de la session sans prévenir l’ingénieur de formation ;
- Au statut 2 à 6 sur SOFIA-FMO, le pilote peut modifier l’ensemble des informations de la session en prévenant impérativement l’ingénieur de formation.
Néanmoins, aucune modification ou correction ne sera réalisée si la demande intervient 15 jours avant la date prévue de formation.
Dans le cas où vous ne trouvez pas le lieu de formation dans la liste déroulante, contacter l’ingénieur de formation en indiquant le nom et l’adresse du lieu de formation avant la finalisation de la session. Le DFCI créera le lieu de formation ou analysera les lieux déjà existants sous GAIA .
